Odporúčame Vám čím skôr si skontrolovať elektronickú schránku Vašej spoločnosti na slovensko.sk. Tí „šťastnejší“ si nájdu v elektronickej schránke oznámenie z OR o vykonanom automatizovanom doplnení identifikačných údajov do OR štátom. Ostatní oznámenie o tom, že nebolo možné pre spoločnosť doplniť všetky požadovane identifikačné údaje.
Ak Vám prišlo do elektronickej schránky spoločnosti oznámenie o tom, že Obchodný register nemohol automatizovaným doplnením pre Vašu spoločnosť doplniť všetky identifikačné údaje do OR, resp. žiadne oznámenie Vám zo súdu neprišlo, tak určite zbystrite pozornosť. V tomto prípade si budete musieť povinnosť doplnenia identifikačných údajov do obchodného registra splniť Vy v lehote najneskôr do 30.09.2022.
Štátu sa žiaľ nepodarilo v plnom rozsahu zabezpečiť sľubované automatizované doplnenie identifikačných údajov do OR pre všetky spoločnosti, prípadne ich doplnil v niektorých spoločnostiach len čiastočne a neúplne.
Naša advokátska kancelária Vám vie s uvedenou administratívnou povinnosťou doplnenia identifikačných údajov rýchlo a jednoducho pomôcť len za 87,- EUR bez DPH.
Spoločnosti, na ktorých sa povinnosť doplnenia identifikačných údajov do obchodného registra vzťahuje
Uvedená zákonná povinnosť sa vzťahuje na spoločnosti, ktoré vznikli (boli zapísané v OR) pred dňom 01.10.2020 a nemajú zapísané všetky požadované údaje v OR. Súčasne ide o tých, ktorým sa nepodarilo doplniť všetky požadované identifikačné údaje vlastnou iniciatívou podaním návrhu na zápis zmeny alebo iniciatívou priamo zo strany štátu formou automatizovaného doplnenia identifikačných údajov o osobách bez potreby podania návrhu na zápis údajov do OR, spôsobom využitia hodnôt referenčných údajov (tzv. stotožnením) s referenčný registrom - RFO (Register fyzický osôb).
Tieto osoby majú povinnosť si zabezpečiť zápis všetkých identifikačných údajov v OR najneskôr do 30.09.2022, keďže snahou štátu je lepšie a jednoznačnejšie identifikovať všetky osoby v spoločnostiach na základe rodného čísla pri fyzickej osoba a IČO pri právnickej osobe alebo iného identifikačného údaju (ak rodné číslo v SR alebo IČO nie je v SR pridelené), vrátane možnosti štátu preberať relevantné údaje o danej osobe aj z iných informačných systémov verejnej správy.
O aké identifikačné údaje ide
Ide o tieto dodatočné údaje, ktoré je potrebné doplniť - zapísať do OR:
- pri fyzickej osobe: dátum narodenia a rodné číslo alebo dátum narodenia a tzv. iný identifikačný údaj, ak rodné číslo nie je pridelené v SR (t. j. druh a číslo dokladu totožnosti alebo cestovného dokladu alebo dokladu o pobyte cudzinca, či iný identifikačný údaj),
- pri právnickej osobe: IČO (ak je pridelené v SR) alebo iné identifikačné číslo
Vyššie uvedené identifikačné údaje sa majú povinne doplniť k týmto osobám v spoločnostiach, ktorými sú:
- každý spoločník,
- jediný akcionár (ak má zapísaná osoba jediného akcionára, ktorý sa zapisuje povinne do OR),
- štatutárny orgán, resp. každý člen štatutárneho orgánu,
- vedúci organizačnej zložky podniku,
- prokurista,
- člen dozornej rady alebo iného dozorného orgánu,
- člen kontrolnej komisie,
- člen správnej rady,
- likvidátor,
- správca na výkon nútenej správy a jeho zástupca,
- vedúci podniku alebo organizačnej zložky podniku zahraničnej právnickej osoby.
Preverte si, či máte splnenú povinnosť a doplnené všetky požadované identifikačné údaje v OR
To či máte alebo nemáte uvedenú povinnosť splnenú v OR si overíte a zistíte vyhľadaním Vašej spoločnosti v OR na stránke www.orsr.sk.
Ak vidíte v zobrazenom výpise z OR červené X, tak to znamená, že osoba nemá zapísané všetky zákonom požadované identifikačné údaje a zákonná povinnosť nie je splnená. Naopak, ak vidíte v zobrazenom výpise z OR pri osobách zapísaných v spoločnosti zelenú ikonku, tak to znamená, že osoba je stotožnená s referenčným registrom RFO a/alebo že osoba má zapísané všetky požadované identifikačne údaje.
Čo priniesla prax
Môžete sa stretnúť so situáciou, ktorá je veľmi častá, že pri konateľoch nájdete „zelené ikonky“ a pri spoločníkoch červené X. Je to zapríčinené tým, že spoločnosti do OR nikdy nezapisovali tieto identifikačné údaje o spoločníkoch. Povinnosťou sa to stalo až od 01.10.2020, dovtedy to pri osobách spoločníkov nebolo povinne, resp. ani technicky možné vo formulári. Pri konateľoch bol identifikačný údaj, ako dátum narodenia a rodné číslo, vždy povinne zapisovaný údaj, ktorý sa musel zapísať do OR.
Častá je aj situácia, že pri niektorých spoločníkoch v rámci automatizovaného doplnenia identifikačných údajov o osobách priamo zo strany štátu – OR nie je doplnené rodné číslo, pričom pri iných je. Dôvod automatizovaného nedoplnenia údajov je, že údaje neboli jednoznačné identifikovateľne. OR tieto osoby nedokázal stotožniť oproti RFO, napr. z dôvodu, že je v OR uvedená neaktuálna stará adresa trvalého pobytu alebo je napísaná v chybnom znení, než je jej oficiálne znenie. Preto štát – OR túto povinnosť v týchto prípadoch ponechal na podnikateľov samotných.
Ak v spoločnosti nemáte doplnené všetky požadované identifikačné údaje
Podľa situácie je potrebné pri danej osobe vykonať doplnenie, a to podaním návrhu zápis zmeny zapísaných údajov o spoločnosti podľa konkrétnej právnej formy spoločnosti do 30.09.2022.
Stručný priebeh situácie
Spoločnosti, ktoré vznikli (boli zapísané v OR) po 01.10.2020 majú túto povinnosť splnenú, keďže od 01.10.2020 sa všetky tieto údaje povinne zapisujú do OR.
Zvyšné spoločnosti, ktoré nemali/nemajú v obchodnom registri zapísané všetky identifikačné údaje majú povinnosť zosúladiť (doplniť) údaje prostredníctvom akéhokoľvek najbližšieho návrhu na zápis zmeny zapísaných údajov po 30. septembri 2021, najneskôr však do 30. septembra 2022, inak nie je možné zapísať ani akékoľvek iné navrhované zmeny (napr. zmenu sídla, obchodného mena, rozšírenie predmetov podnikania atď.). Inak registrový súd návrh odmietne a vyzve navrhovateľa na odstránenie nedostatkov v lehote 15 dní od doručenia výzvy s poučením o následkoch neodstránenia nedostatkov.
Medzi tým, novelizáciou zákona účinnou od 1.12.2021, sa údaje začali automaticky dopĺňať Ministerstvom vnútra. V novele tiež bolo spomenuté, že „o automatizovanom doplnení identifikačných údajov zašle registrový súd zapísanej osobe bez zbytočného odkladu do elektronickej schránky oznámenie o doplnení identifikačných údajov spolu s výpisom z obchodného registra. Ak registrový súd nezašle zapísanej osobe oznámenie do konca mája 2022, platí, že automatizované doplnenie identifikačných údajov nebolo možné pre danú vykonať.“ Spoločnosť, ktorá toto oznámenie neobdržala si musí povinnosť splniť a zabezpečiť sama, a to podaním návrhu na zápis zmeny, ktorým doplní požadované identifikačné údaje.
Sankcie
Pri nesplnení povinnosti v lehote do 30.9.2022 hrozí spoločnosti pokuta vo výške 3 310,- EUR.
